Blog

Meddig és hogyan kell megőrizni a számlákat és más iratokat?

Jóllehet ma már a számlaforgalom legnagyobb része online zajlik, és a vállalkozók számára az elektronikus adóbevallás is előírás, az iratok, bizonylatok, számlák megőrzése továbbra is előírás.

És nem csak nekik

Bizonyos ügyeknél minden természetes személy számára fontos, hogy rendelkezésre álljanak bizonyos dokumentumok. Milyen dokumentumokról is van szó a vállalkozók esetében? A számviteli törvény a megőrzendő iratoknak tartja a számviteli bizonylatokat, vagyis a befogadott és kiadott számlákat, szerződéseket, kimutatásokat, banki bizonylatokat és kivonatokat – gyakorlatilag mindazon dokumentumokat, amelyeket az elszámolást támasztják alá. A könyvek, nyilvántartások körébe tartozhatnak levelezések, végzések, jegyzőkönyvek akár – vagyis minden, a vállalkozás életével kapcsolatos irat. 

Az Adózás rendjéről szóló törvény a megőrzés időtartamával kapcsolatban alapszabályként azt mondja ki: „az iratokat az adózónak a nyilvántartás módjától függetlenül az adó megállapításához való jog elévüléséig, a halasztott adó esetén a halasztott adó esedékessége naptári évének utolsó napjától számított öt évig kell megőriznie”, és az adóhatóság felszólítására azokat három napon belül be kell mutatnia. Vagyis az időtartamot tekintve a kulcs az elévülési idő, amely alapesetben öt év, de vannak kivételek. A kettős adóztatás elkerülésére irányuló egyezmények hatálya alá eső jövedelem esetében például már tíz évig kell megőrizni az iratokat. 

A számviteli törvényben további szabályokat találhatunk

E szerint a számviteli bizonylatokat, az üzleti évről készített beszámolót, az üzleti jelentést, illetve az ezeket alátámasztó leltárt, értékelést, főkönyvi kivonatot, valamint a nyilvántartásokat legalább nyolc évig kell megőrizni. Ugyanez vonatkozik a számviteli bizonylatokra, beleértve a rontott példányokat. A határidő akkor is él, ha egy vállalkozás átalakul, vagy akár (jogutód nélkül) megszűnik. 

A munkaügyi iratokra megint más szabály vonatkozik

Azokat az öregségi nyugdíjkorhatár betöltése után öt évig kell megőrizni

Az idő mellett a helyszín is fontos a dokumentumok őrzésénél

Ez a törvény szerint alapvetően az adóhatósághoz bejelentett hely (alapesetben a vállalkozás székhelye, netán a könyvelő irodája), természetes személyek pedig maguk kötelesek megőrizni az iratokat. Az adózó halála esetén a vele közös háztartásban élő vagy az örökös felelőssége az, hogy szükség esetén továbbítsa az adóhatóság felé. 

Természetesen az sem mellékes, pontosan milyen dokumentumok megőrzésére kell figyelni

A jogszabály szerint „bizonylatot, könyvet, nyilvántartást – ideértve a gépi adathordozón rögzített elektronikus adatokat, információkat”, egészen pontosan azok eredeti példányát, vagy ennek hiányában „a jogszabályban előírt módon, elektronikus úton előállított hiteles másolatát” kell megőrizni olvasható formában, és természetesen olyan módon, hogy későbbi változtatás ne legyen lehetséges a dokumentumoknál. Az elektronikus megőrzés esetén természetesen ehhez elektronikus hozzáférést, esetleg letöltést kell biztosítani az adóhatóság számára. Az eredetileg nem elektronikus formában kiállított bizonylatoknál az elektronikus másolatot akkor fogadja el a hatóság, ha „a másolatkészítés alkalmazott módszere biztosítja az eredeti bizonylat összes adatának késedelem nélküli előállítását, folyamatos leolvashatóságát, illetve kizárja az utólagos módosítás lehetőségét” – fogalmaz a számviteli törvény.

Nyitókép: Viktor Talashuk / Unsplash

Ingyenes bemutató igénylése
Kérje ingyenes szoftverbemutatónkat, és győzödjön meg rendszereink képességeiről!
24 órán belül válaszolunk!

    Alkalmazás kiválasztása: